Il FIR Digitale è un documento nativamente informatico, identificato come xFIR, che contiene tutte le informazioni previste dal formulario di identificazione dei rifiuti, ma gestite in modo strutturato e progressivo.
La sua caratteristica principale è il modello incrementale: il documento viene compilato, aggiornato e validato in più fasi dai soggetti coinvolti nel trasporto. Ogni aggiornamento è associato a una firma digitale, che rende le informazioni verificabili e immodificabili nelle fasi successive.
In questo modo, l’xFIR diventa un unico documento condiviso, che mantiene la continuità delle informazioni lungo l’intera movimentazione del rifiuto.
L’obbligo di utilizzo del FIR Digitale xFIR è determinato esclusivamente dal produttore o detentore del rifiuto.
È questo soggetto a stabilire se una specifica movimentazione debba essere gestita in modalità digitale o cartacea.
La scelta effettuata dal produttore si estende automaticamente a tutta la filiera, coinvolgendo anche trasportatori e destinatari.
Devono utilizzare solo il FIR Digitale xFIR i produttori iscritti al RENTRI che producono rifiuti derivanti da:
attività industriali o artigianali;
trattamento dei rifiuti;
potabilizzazione e depurazione delle acque;
abbattimento dei fumi;
gestione di fosse settiche e reti fognarie;
quando l’organizzazione supera i 10 dipendenti.
In questi casi l’obbligo riguarda sia rifiuti pericolosi sia non pericolosi.
Utilizzano una modalità mista i produttori iscritti al RENTRI che:
rientrano nelle categorie sopra ma con fino a 10 dipendenti;
producono rifiuti in ambito agricolo, agro-industriale, silvicoltura e pesca;
operano nelle costruzioni e demolizioni;
svolgono attività commerciali, di servizio o sanitarie.
Per questi soggetti il FIR digitale è obbligatorio per i rifiuti pericolosi, mentre per i non pericolosi resta possibile il cartaceo, con facoltà di adottare volontariamente il digitale.
Continuano a utilizzare solo il FIR cartaceo i produttori non iscritti al RENTRI che producono esclusivamente rifiuti non pericolosi.
Il passaggio al FIR digitale non cambia i ruoli, ma rende le responsabilità più chiare e tracciabili.
Produttore o detentore
Emette il formulario digitale, inserisce i dati iniziali e firma digitalmente l’avvio del trasporto. Può delegare alcune operazioni al trasportatore, restando comunque responsabile dei dati.
Trasportatore
Firma digitalmente l’avvio del trasporto e gestisce eventuali aggiornamenti durante il viaggio, come trasbordi o soste tecniche.
Destinatario
Riceve il rifiuto, inserisce l’esito del conferimento, firma digitalmente il formulario e restituisce la copia completa.
Intermediari e commercianti senza detenzione
Non compilano né firmano il formulario, ma devono essere indicati nel documento e possono accedere alla copia completa.
Nel FIR digitale:
il formulario è informatico e può essere accompagnato da una stampa informativa non firmata oppure esibito tramite dispositivo mobile;
la copia completa viene restituita dal destinatario;
i dati relativi ai rifiuti pericolosi devono essere trasmessi al RENTRI.
Nel FIR cartaceo:
il formulario accompagna fisicamente il trasporto;
la copia destinata al produttore viene restituita dal trasportatore.
Il FIR digitale viene emesso e compilato. In questa fase può essere modificato o annullato.
Una volta avviato il trasporto, l’annullamento non è più consentito.
Devono essere inseriti:
data e ora di inizio trasporto;
targa del mezzo;
nominativo del conducente.
Il formulario viene firmato digitalmente dal produttore/detentore e dal trasportatore. Da questo momento i dati principali non sono più modificabili.
In caso di:
trasbordo parziale o totale;
sosta tecnica;
annotazioni o allegati,
il trasportatore integra il FIR e procede a una nuova firma digitale. Le annotazioni possono essere inserite in qualsiasi momento.
Il destinatario:
inserisce l’esito del conferimento;
indica data e ora di arrivo;
firma digitalmente il formulario.
Accettazione parziale o respingimento
In caso di accettazione parziale o respingimento, il trasporto successivo deve avvenire utilizzando lo stesso FIR Digitale xFIR.
Il formulario viene aggiornato dal destinatario con le informazioni relative all’esito del conferimento.
Se il rifiuto non accettato viene conferito a un altro impianto, il produttore o detentore del rifiuto, oppure il trasportatore su sua richiesta, indica il nuovo destinatario nell’apposito campo del formulario.
L’aggiornamento viene quindi sottoscritto digitalmente, garantendo la continuità documentale dell’intera movimentazione.
La copia completa del FIR Digitale xFIR deve essere restituita dal destinatario entro 2 giorni lavorativi dalla presa in carico del rifiuto.
Questo obbligo si applica sempre, indipendentemente:
dalla tipologia di rifiuto;
dall’esito del conferimento;
dalla presenza di respingimenti parziali o totali.
Tutti i soggetti coinvolti nella movimentazione devono:
scaricare la copia completa entro 90 giorni dalla restituzione;
effettuare la conferma di presa visione del documento.
La copia completa deve infine essere trasferita al sistema di conservazione digitale a norma almeno una volta l’anno, con possibilità di effettuare il trasferimento anche con maggiore frequenza.
La trasmissione dei dati al RENTRI riguarda esclusivamente i FIR digitali relativi ai rifiuti pericolosi.
La trasmissione può essere effettuata:
dal produttore o detentore del rifiuto;
da un soggetto delegato;
dal trasportatore, se incaricato della vidimazione e compilazione.
Il destinatario trasmette i dati sia in caso di accettazione sia in caso di respingimento.
Le tempistiche sono allineate al registro cronologico:
10 giorni lavorativi per produttori e trasportatori;
2 giorni lavorativi per gli impianti di recupero o smaltimento.
Se entro i termini non è disponibile la copia completa, vengono trasmessi i dati presenti.
Una seconda trasmissione deve essere effettuata non appena il formulario risulta completo.
In caso di annullamento del FIR Digitale xFIR prima dell’avvio del trasporto, nessun dato deve essere trasmesso.
Il FIR Digitale xFIR utilizza strumenti di firma digitale conformi alla normativa europea, inclusa la firma remota. Questo garantisce:
identificazione certa del firmatario;
integrità del documento;
validità giuridica delle operazioni.
La possibilità di firmare anche in mobilità rende il sistema adatto alle esigenze operative di chi lavora sul campo.
La copia completa del FIR digitale deve essere conservata digitalmente a norma, assicurando autenticità, integrità e reperibilità nel tempo. Tutti i soggetti coinvolti sono tenuti a trasferire periodicamente i documenti nei propri sistemi di conservazione.
La web app Sistema RENTRI consente di gestire il FIR Digitale xFIR nelle attività di ufficio, offrendo una visione centralizzata dei formulari e dei flussi documentali.
Dalla piattaforma è possibile:
gestire i dispositivi collegati e verificarne l’associazione a operatori e unità locali;
creare, consultare e filtrare i formulari digitali in base allo stato di avanzamento;
accedere al dettaglio completo di ogni FIR, con soggetti coinvolti e informazioni operative.
La funzione di trasformazione in xFIR guida il passaggio al formulario digitale, recuperando automaticamente i dati già inseriti e consentendo una verifica prima dell’invio.
Una volta generato, l’xFIR può essere:
modificato nei campi consentiti;
duplicato per flussi ricorrenti;
scaricato per controllo o archiviazione;
completato rapidamente con l’inserimento delle quantità.
La web app supporta così una gestione ordinata e coerente dei formulari, anche in presenza di volumi elevati.
L’app xFIR consente la gestione operativa del formulario digitale direttamente sul campo.
L’accesso avviene tramite credenziali o codice fiscale aziendale.
Ogni operatore viene associato a un dispositivo dedicato, con possibilità di abilitare dispositivi aggiuntivi in base all’organizzazione aziendale.
Prima di operare:
l’operatore seleziona l’unità locale;
il dispositivo viene abilitato tramite QR Code e PIN RENTRI.
Ogni unità locale dispone di un PIN dispositivo, utilizzabile anche come alternativa alla biometria per garantire continuità operativa.
L’app consente:
consultazione dei formulari;
inserimento tramite numero FIR;
gestione dei dati iniziali;
inserimento guidato delle quantità;
firma digitale;
funzioni di annullamento e rollback dell’ultima operazione.
Il FIR Digitale xFIR è oggi uno strumento centrale per una gestione dei rifiuti aziendali più tracciabile, strutturata e conforme. Conoscere nel dettaglio obblighi, flussi e strumenti operativi consente di ridurre errori, gestire correttamente le eccezioni e mantenere la filiera allineata su un unico sistema digitale.
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